INFORMATIVA PRIVACY PER CLIENTI E FORNITORI

("Informativa")
Versione maggio 2023

INDICE

1. PREMESSA
2. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DATI DI CONTATTO
3. INTERESSATI
4. FINALITÀ, CATEGORIE DI DATI E BASI GIURIDICHE
5. TEMPO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
6. FACOLTATIVITÀ/OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI
7. AUTORIZZATI A TRATTARE I DATI E ALTRI DESTINATARI
8. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO (EXTRA UE O SEE)
9. DIRITTI ESERCITABILI SUI DATI PERSONALI
10. DIRITTO DI OPPOSIZIONE
11. RECLAMO

1. PREMESSA

L’Informativa, in conformità a quanto previsto dal Regolamento (UE) 679/2016 sulla protezione dei dati delle persone fisiche (“GDPR”), ha lo scopo di informare i clienti e i fornitori (anche potenziali) circa il trattamento dei loro dati personali (“Dati”) effettuato per l’instaurazione, la gestione e la cessazione dei rapporti contrattuali con IPI S.r.l.

2. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DATI DI CONTATTO

IPI S.r.l. (“IPI”), San Sisto (06132 - PG), Via Giuseppe Piermarini n.19;

sito web: https://www.ipi.it/it (“Sito”);
email: privacy@ipi-srl.com;
numeri di telefono: + 39 075 528521.

3. INTERESSATI

Persone fisiche che intrattengono rapporti con IPI in qualità di:

Clienti, anche potenziali;
Fornitori, anche potenziali (ad esempio, consulenti, appaltatori e subappaltatori);
Referenti di persone giuridiche (ad esempio, di clienti, appaltatori e subappaltatori);
Personale dei Fornitori;

4. FINALITÀ, CATEGORIE DI DATI E BASI GIURIDICHE

FINALITA' DEL TRATTAMENTO:	CATEGORIE DI DATI PERSONALI:	BASI GIURIDICHE:
a. instaurare ed eseguire rapporti contrattuali con Clienti e Fornitori (anche potenziali), nonché adempiere ai correlati obblighi di legge (ad esempio, gli obblighi previsti dalla normativa sulla sicurezza del lavoro D.lgs. 81/08 sull’accertamento dell’idoneità tecnico-amministrativa dei Fornitori).	- *dati raccolti mediante il form* di contatto presente sul Sito - dati inerenti alla verifica di affidabilità finanziaria - dati identificativi (nome, cognome, codice fiscale); - dati di contatto (numeri di telefono, email, PEC e indirizzi); - dati relativi a qualifiche professionali e posizioni lavorative; - dati per la fatturazione (partita Iva, ditta, ragione o denominazione sociale) - dati per i pagamenti (ad esempio, coordinate bancarie, dati carta di credito); - dati oggetto di trattamento nell’ambito degli interventi tecnici di manutenzione, gestione e/o evolutivi**.	- l’esecuzione di misure precontrattuali e di obbligazioni contrattuali (articolo 6.1.b. GDPR); - l’adempimento di obblighi di legge (articolo 6.1.c. GDPR).
b. verificare il possesso di titoli abilitativi del Personale dei Fornitori per esigenze di sicurezza sul lavoro nonché verificare la regolarità retributiva, contributiva, assicurativa e/o fiscale e comunque il rispetto della normativa a carico dell’impresa appaltatrice e subappaltatrice, anche a tutela di IPI rispetto a vincoli di solidarietà.	- dati identificativi del Personale dei Fornitori - dati relativi a qualifiche professionali e posizioni lavorative del Personale dei Fornitori; - dati retributivi, contributivi, assicurativi, previdenziali e fiscali relativi al Personale dei Fornitori; - titoli abilitativi e di idoneità a svolgere determinate attività riferiti ai Fornitori e al Personale dipendente dei Fornitori.	Per i dati comuni: - adempimento di obblighi di legge (articolo 6.1.c GDPR); - legittimo interesse del titolare (articolo 6.1.f GDPR). Per i dati appartenenti a categorie particolari (stato di salute): - adempimento degli obblighi ed esercizio dei diritti in materia di diritto del lavoro, della sicurezza sociale e protezione sociale (articolo 9.2.b GDPR); - motivi di interesse pubblico rilevante (articolo 9.2.g).
c. verificare e controllare l’assenza di condotte integranti, anche solo potenzialmente, reati-presupposto di al Decreto Legislativo n. 231/01 in materia di responsabilità amministrativa delle società e degli enti, nonché l’assenza di potenziali profili di rischio correlati (ad esempio, condanne penali e/o misure interdittive interessanti l’organizzazione d’impresa del Fornitore).	- dati già trattati da IPI in forza dei rapporti contrattuali con i Clienti e i Fornitori (anche potenziali e/o cessati); - ulteriori dati raccolti da IPI con verifiche, controlli e/o ispezioni, in conformità ai limiti di legge.	Per i dati comuni: - legittimo interesse del titolare (articolo 6.1.f GDPR); - finalità compatibile con la finalità per la quale i dati sono stati raccolti (articolo 6.4. GDPR). Per i dati appartenenti a categorie particolari: - motivi di interesse pubblico rilevante (articolo 9.2.g GDPR). Per i dati relativi a condanne penali e reati, il trattamento avviene in conformità al disposto dell’articolo 10 GDPR e dell’articolo 2-octies del Decreto Legislativo n.196/2003.
d. Salvo eventuale opposizione dei Clienti (“Opt-out”, vedi punto 10 dell’Informativa), inviare comunicazioni commerciali concernenti i prodotti e/o i servizi di IPI o del gruppo societario di appartenenza analoghi a quelli già oggetto di un precedente rapporto commerciale (c.d. “Soft Spam”).	- indirizzo email dei Clienti e/o dei Referenti.	- legittimo interesse del titolare (articolo 6.1.f GDPR).
e. Inviare comunicazioni commerciali e materiale informativo concernente i prodotti e/o i servizi di IPI o del gruppo societario di appartenenza.	- dati di contatto (nome e cognome) - Società di appartenenza e relativo Paese - indirizzo email dei Clienti e/o dei Referenti; - numero di telefono dei Clienti e/o dei Referenti. - dati personali raccolti mediante il form di contatto presente sul Sito, quando l’utente acconsente al trattamento dei dati per finalità di marketing.	- consenso (articolo 6.1.a GDPR).

5. TEMPO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati di Fornitori, Clienti e relativi Referenti e Personale sono trattati dal Titolare per tutta la durata del rapporto contrattuale e, fatti salvi i dati che devono essere conservati sulla base di obblighi di legge (ad esempio, fatture, DDT e altri documenti necessari per scritture contabili), sono cancellati dopo la cessazione del rapporto al decorso dei relativi termini di prescrizione di volta in volta applicabile, in generale pari a dieci anni dalla cessazione del rapporto.

I Dati del Personale dei Fornitori, trattati dal Titolare in forza del vincolo di solidarietà del committente legislativamente previsto, saranno conservati fino allo spirare dei vincoli di solidarietà in capo a IPI e/o ai termini di prescrizione/decadenza previsti dalla normativa di settore.

Nell’ambito delle finalità relative all’adempimento degli obblighi in materia di sicurezza sul lavoro inerenti alla verifica dell’idoneità degli appaltatori/subappaltatori (punto 4a dell’Informativa) e alle verifiche relative al Personale dei Fornitori (punto 4b dell’Informativa), IPI utilizza quale mezzo del trattamento un portale fornitori.

I Dati trattati per le finalità di verifica, controllo e/o ispezione effettuate nell’ambito del Decreto Legislativo n.231/2001 sono conservati per il tempo necessario all’espletamento della relativa attività e sono cancellati decorsi i termini di prescrizione previsti dalla normativa di settore, in generale pari a cinque anni, ferma restando la verbalizzazione dell’attività di verifica, controllo e/o ispezione effettuata dall’Organismo di Vigilanza di IPI.

L’eventuale instaurazione di un giudizio davanti alle autorità giudiziarie o eventuali trattative/accordi di natura extragiudiziale, comportano l’estensione dei suddetti termini e criteri di conservazione dei dati sino alla definizione della vertenza.

I Dati trattati per la finalità di Soft Spam (punto 4d dell’Informativa) sono trattati fino all’esercizio del diritto di Opt-out da parte dei Clienti e, in ogni caso, decorso il termine di 24 (ventiquattro) mesi dal rapporto commerciale pregresso di riferimento.

I Dati dei Clienti e/o dei Referenti trattati per la finalità di marketing (punto 4e dell’Informativa) e, comunque, cancellati decorsi 24 (ventiquattro) mesi, salva rinnovazione del consenso al trattamento per tale finalità o anonimizzazione dei Dati.

6. FACOLTATIVITÀ/OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Salva la finalità di cui al punto 4e, per la quale il conferimento dei dati è facoltativo ed il consenso sempre liberamente revocabile, il conferimento dei Dati è necessario per consentire al Titolare di adempiere ai propri obblighi di legge nonché alle proprie obbligazioni contrattuali ovvero per rispondere a richieste precontrattuali. L’eventuale rifiuto di fornire i Dati, in tutto o in parte, non permetterà al Titolare di rispondere alla richiesta, di dare esecuzione al contratto e/o adempiere agli obblighi di legge.

7. AUTORIZZATI A TRATTARE I DATI E ALTRI DESTINATARI

a) autorizzati al trattamento dal Titolare (in particolare dipendenti e collaboratori), inclusi i componenti dell’Organismo di Vigilanza, specificatamente autorizzati e istruiti sul trattamento dei Dati

b) soggetti esterni (anche altri fornitori), appartenenti alle seguenti categorie: (i) eventuali soggetti che espletano l’attività di spedizione e/o consegna dei beni prodotti da IPI; (ii) società capogruppo e altre società appartenenti al gruppo societario di appartenenza, (iii) fornitori di sviluppo, gestione, assistenza e manutenzione dell’infrastruttura IT, con particolare riferimento ai gestionali e ai portali utilizzati per gestire i rapporti con i Fornitori e al CRM utilizzato per finalità promozionali; (iv) fornitori di software gestionali, applicativi, hardware e relativa assistenza/manutenzione; (v) fornitori di servizi per la connettività e per la posta elettronica e relativa assistenza/manutenzione; (vi) consulenti legali, contabili e di revisione, ambientali, di sicurezza sul lavoro e fiscali; (vii) istituti di credito e assicurativi; (viii) Autorità e enti pubblici, anche al di fuori delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti inizialmente.

8. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO (EXTRA UE O SEE)

In linea generale, non è previsto il trasferimento dei dati extra Unione Europea o Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora dovesse verificarsi tale necessità, il trasferimento avverrà, in ogni caso, previa verifica della conformità alle disposizioni contenute agli articoli 44 e ss. del GDPR.

In particolare, l’eventuale trasferimento dei Dati da IPI ad altre società del gruppo di appartenenza situate in un Paese extra Unione Europea o Spazio Economico Europeo (SEE) avviene in forza di accordi intercompany e previa stipulazione di clausole contrattuali standard.

Per i soli casi di spedizioni e/o consegne destinate a favore soggetti situati in un Paese extra Unione Europea o Spazio Economico Europeo (SEE), il trasferimento dei Dati, in conformità all’articolo 49 lett. b del GDPR, avviene in quanto necessario all’esecuzione del contratto concluso tra il Cliente e IPI.

9. DIRITTI ESERCITABILI SUI DATI PERSONALI

Gli interessati, servendosi dei dati di contatto di cui al punto 2, possono esercitare i seguenti diritti:

- diritto di essere informato sul trattamento e di accesso ai dati (articoli 12, 13, 14 e 15 GDPR);

- diritto di rettifica e correzione dei dati (articolo 16 GDPR);

- diritto di richiedere la cancellazione dei dati (articolo 17 GDPR);

- diritto di richiedere una limitazione del trattamento o opporsi al medesimo (articoli 18 e 21 GDPR);

- diritto di ottenere una notifica in caso di correzione/limitazione/cancellazione (articolo 19 GDPR);

- diritto alla portabilità dei dati (articolo 20 GDPR).

10. DIRITTO DI OPPOSIZIONE

Con le stesse modalità previste al punto precedente, gli interessati possono opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei Dati, ove la relativa base giuridica sia costituita dal legittimo interesse del Titolare, ai sensi e per gli effetti di quanto previsto dall’articolo 21 GDPR.

11. RECLAMO

Chiunque ritenga che il trattamento dei dati che lo riguardano sia effettuato in violazione del GDPR, in conformità a quanto stabilito dall’articolo 77 del GDPR, può presentare reclamo all’autorità di controllo del luogo in cui risiede abitualmente o lavora ovvero ad un’autorità di controllo dove si è verificata la presunta violazione dei dati. Per maggiori informazioni, il link al sito del Garante italiano è il seguente: https://www.garanteprivacy.it/.